Учет почтовых услуг в бухгалтерском учете

Одной из существенных статей расходов являются расходы на оплату почтовых услуг. В современном мире есть множество способов направить важное сообщение контрагенту: электронная почта, различные клиенты для обмена сообщениями и пр. Но бумажная корреспонденция не утрачивает своей актуальности. В частности, и из-за того, что суды и государственные органы больше «верят» тому, что изложено на бумаге. Да и оформлять такие доказательства проще, чем какую-то переписку в социальных сетях, например.

Расходы по оплате услуг связи могут возмещаться из различных источников. Учет почтовых услуг в бухгалтерском учете – важнейший вопрос для любой организации.

Способы оплаты почтовых расходов

На практике применяется три таких способа:

1. Денежные средства вручаются сотруднику организации под ответственность. Он направляется в почтовое отделение связи, оплачивает все расходы и получает чеки или квитанции. Квитанции передаются руководителю фирмы или бухгалтеру.
2. Использование маркировальных машин.
3. Использование авансовой книжки.

Бухучет при использовании подотчетных сумм

Наиболее простая ситуация. Сотруднику фирмы выдается доверенность, им получаются на руки денежные средства. Кроме того, составляется соглашение о том, что указанный сотрудник несет полную ответственность за утрату вверенных денег или их нецелевое использование. Денежные средства выдаются по заявлению сотрудника.

В течение 3-х дней, с момента оплаты почтовых услуг, сотрудник должен вручить руководителю компании или бухгалтеру чеки, свидетельствующие о том, что он надлежащим образом исполнил поручение. Если отправлялась почтовая корреспонденция, которая требует регистрации, то в чеках должна быть указана следующая информация:

• данные получателя;
• опись документов, которые были отправлены;
• стоимость почтовых услуг.

В случае если работник не исполнил поручение или исполнил его ненадлежащим образом, то у него возникает обязанность возместить ущерб работодателю. Возместить ущерб можно двумя способами:

• провести деньги через кассу фирмы;
• вычесть сумму из зарплаты работника.

Неизрасходованный остаток денежных средств, если такой имеется, возвращается в кассу фирмы.

Оплата при помощи маркировальных машин

В данном случае оплата осуществляется в форме безналичного расчета. На конверт наносится специальная маркировка с указанием номера отправляемой корреспонденции. Такой порядок обеспечивает наиболее точный и простой учет почтовых расходов.

Чтобы использовать маркировочную машину, необходимо обратиться в органы Россвязьнадзора. Эти органы выдают разрешение. С почтовым отделением оформляются договорные отношения. Ежемесячно сотрудник почты проверяет, сколько писем и прочей корреспонденции было отправлено. На основании сверки выписывается счет-фактура.

В бухгалтерских документах должно быть отражено следующее:

• задолженность по оплате почтовых услуг;
• перевод средств с расчетного счета компании.

Использование авансовой книжки

В данном случае, также применяется маркировальная машина, но платежи вносятся авансом.

Отражены должны быть следующие операции:

• перечисление авансового платежа;
• погашение задолженности перед поставщиком услуг.

Правовой и бухгалтерский центр «Юрмастер» поможет правильно учесть все расходы, связанные с оплатой почтовых услуг, оформить всю необходимую документацию, подготовить отчеты, с учетом указанных платежей, рассчитать суммы налога.

Преимущества сотрудничества с нашей компанией таковы:

• Профессионализм. У нас работаю лучшие бухгалтеры, которые с успехом разбираются в сложных ситуациях, обладают навыками правильного оформления документов и ведения бухгалтерского учета, в целом.
• Адекватная стоимость услуг. Мы берем деньги только лишь за качественно оказанные услуги. Иных расходов при сотрудничестве с нами клиент не несет.
• Конфиденциальность и ответственность. За всю свою деятельность мы несем полную ответственность, храним  коммерческую тайну.
• Оперативность. Все услуги оказываются максимально быстро, без ущерба качеству.

Обратиться в Правовой и бухгалтерский центр «Юрмастер» можно не только с какими-то определенными бухгалтерскими проблемами. Мы предлагаем услугу по полному ведению бухучета. При этом стоимость наших услуг, часто, ниже, чем размер зарплаты штатного бухгалтера. Работаем как с молодыми компаниями, так и с теми фирмами, которые ведут свою деятельность достаточно давно. Клиенты получают надежность в финансовом плане.